Lễ khai trương hay còn gọi là Grand Opening là sự kiện đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp, nhà máy, cửa hàng…trong hành trình kinh doanh, phát triển mở rộng. Không chỉ mang ý nghĩa may mắn và thành công, sự kiện thành công còn giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp.
Sự kiện khai trương có ý nghĩa khởi đầu quan trọng
Tổ chức lễ khai trương cần chú ý những gì?
Với ý nghĩa quan trọng, việc tổ chức lễ khai trương cần được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. Vì vậy, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về sự kiện và những yếu tố cần lưu ý để chương trình diễn ra thành công trọn vẹn nhé!
Mục đích, lý do tổ chức lễ khai trương
Grand opening là nghi thức khởi đầu đánh dấu sự phát triển, mở ra hy vọng mới trong sự hào hứng của những người làm kinh doanh. Đây không đơn thuần chỉ là một buổi ra mắt mà còn có ý nghĩa giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp tới khách hàng tiềm năng. Vì vậy phải luôn chú trọng tới việc tạo sự ấn tượng, độc đáo cho chương trình nhằm thu hút sự quan tâm chú ý của người tiêu dùng. Các đơn vị tổ chức cần có những kịch bản phù hợp, ấn tượng và độc đáo nhất có thể.
Ý tưởng và chủ đề
Xây dựng ý tưởng và chủ đề khai trương độc đáo là một cách tuyệt vời để tạo nên sự kiện thú vị cho khách hàng. Để làm điều đó, trước tiên cần xem xét những đặc điểm độc đáo và giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn tôn vinh hoặc chia sẻ với khách hàng. Đồng thời phải hiểu rõ insight của đối tượng khách hàng mục tiêu để tạo nên chủ đề mà họ có thể cảm thấy quan tâm và tham gia.
Thời gian và địa điểm
Yếu tố thời gian có thể sức ảnh hưởng nhất định đến sự thành công của buổi lễ. Thông thường, các sự kiện khai trương phù hợp diễn ra vào các buổi tối ngày thường. Điều này cho phép nhiều khách hàng có thể tham dự sau khi đã kết thúc công việc đồng thời thích hợp để tạo một không gian thú vị với ánh sáng và âm nhạc. Cần tránh thực hiện chương trình vào các ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần để tránh việc nhiều người không thể tham gia và gặp khó khăn trong việc di chuyển.
Về địa điểm, tổ chức sự kiện khai trương ngay tại địa điểm mới của doanh nghiệp sẽ là lựa chọn tốt nhất. Nếu không, có thể thuê một nhà hàng, khách sạn hoặc sảnh lễ hội để tổ chức. Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức lễ khai trương ngoài trời nhưng cần cân nhắc thời tiết và điều kiện khí hậu.
Quan trọng nhất, cần đảm bảo thông báo rõ ràng địa điểm và thời gian tới khách mời để mọi người có thể dễ dàng tham gia và thể hiện sự hào hứng đối với sự kiện.
Lễ khai trương thường được tổ chức ngay tại địa điểm mới của đơn vị
Đối tượng mục tiêu
Đừng nên coi lễ khai trương chỉ là một sự kiện ăn mừng đơn thuần mà đây chính là là thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp. Do đó cần xác định đúng và trúng đối tượng khách mời để đảm bảo sự kiện đạt mục tiêu của sự kiện. Với mỗi ngành nghề và mục tiêu của doanh nghiệp sẽ có những khách mời khác nhau nhưng phổ biến là: khách hàng hiện tại, hách hàng tiềm năng, nhà cung cấp, đối tác chiến lược, cộng đồng địa phương… Ngoài ra, có thể mời người nổi tiếng hoặc người có sức ảnh hưởng trong ngành giúp tạo sự chú ý và thúc đẩy sự kiện.
Các nội dung triển khai
Để có một buổi lễ khai trương hoàn hảo, chúng ta cần phải triển khai các nội dung bao gồm:
Dự kiến số lượng/ danh sách khách mời tham dự.
Khảo sát địa điểm tổ chức
Xin những giấy phép như giấy phép thuê địa điểm tổ chức, giấy phép treo banner quảng cáo,….
Thiết kế tổng thể không gian tổ chức lễ: sân khấu, cổng chào, bàn ghế…
Thiết kế backdrop, banner
In ấn và gửi thiệp mời
Lên menu tiệc teabreak/tiệc mặn
Bố trí nhân sự: MC, đội lân sư rồng, PG đón khách
Chuẩn bị các trang thiết bị: loa đài, ánh sáng, bàn ghế, bảng biển, hoa trang trí
Lên nội dung phát biểu, các tiết mục văn nghệ, minigame
Quà tặng cho khách tham dự, giải thưởng minigame
Thi công dàn dựng, trang trí
Khu vực bên ngoài: treo banner, băng rôn, cờ phướn, cờ đu xung quanh.
Lắp đặt cổng chào, tạo lối đi thảm đỏ chắn barie cho khách mời di chuyển
Khu vực hội trường: Dựng nhà bạt (nếu sự kiện diễn ra ngoài trời), bọc áo ghế, thắt nơ trang trí ghế ngồi, trải khăn trải bàn, đặt biển tên, chuẩn bị hoa tươi và đồ uống
Khu vực sân khấu: Lắp đặt đầy đủ thiết bị ánh sáng, âm thanh, màn led, hệ thống pháo điện, pháo giấy tại khu vực sân khấu, trải thảm đỏ, trang trí hoa tươi trên bục phát biểu, chuẩn bị bộ cắt băng…
Việc trang trí giúp tạo không gian ấn tượng cho lễ khai trương
Các khó khăn gặp phải khi tự tổ chức lễ khai trương
Với mong muốn tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án tự tổ chức lễ khai trương. Tuy nhiên, việc này sẽ đi kèm với một số khó khăn và thách thức như sau:
- Gặp khó khăn trong việc quản lý ngân sách vì chương trình khai trương cần rất nhiều hạng mục từ thuê địa điểm và trang trí đến ẩm thực và thuê nhân sự, các tiết mục giải trí…
- Tốn kha khá thời gian và nguồn lực để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Việc thiếu kinh nghiệm khiến bạn có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các yếu tố phức tạp như: thuê nhân sự, xây dựng kế hoạch chi tiết, kế hoạch dự phòng, xử lý các sự cố phát sinh…
- Để giải quyết những khó khăn này, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Tại sao nên chọn dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói?
Đối lập với những khó khăn khi phải tự tổ chức, với dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, bạn sẽ nhận được những lợi ích dưới đây:
Đầu tiên phải kể đến ưu điểm tiết kiệm thời gian và công sức vì đã có đội ngũ chuyên nghiệp lo liệu từ A-Z. Các công ty này đã có kinh nghiệm nên họ hiểu rất rõ phải làm thế nào tạo ra một sự kiện độc đáo, thu hút sự chú ý và để lại ấn tượng mạnh mẽ.
Bạn hoàn toàn có thể chọn chủ đề, thực đơn tiệc, concept trang trí hay các yếu tố khác theo mong muốn để phản ánh sứ mệnh và giá trị của doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ không cần phải quá áp lực để giải bài toán này!
Đặc biệt, với dịch vụ từ A-Z, chi phí của bạn sẽ được tối ưu hiệu quả vì các đơn vị chuyên nghiệp đều có cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và mối quan hệ đối tác với các nhà cung cấp.
